Conditions Générales d'Utilisation

Article 1 : Objet et description du Service

1.1. Les présentes CGU définissent les conditions d'accès et d'utilisation du service Sapitor (ci-après le « Service »), application mobile professionnelle (l'« Application ») d'aide à la rédaction de rapports et autres livrables professionnels par intelligence artificielle.

1.2. Le Service permet à l'Utilisateur d'enregistrer ses constatations audio sur le terrain avec distinction automatique des interlocuteurs, de prendre des photographies rattachées à ces constatations, de transmettre ces éléments aux serveurs de la Société (hébergés en Île-de-France) pour traitement automatisé, et de recevoir par email un lien de téléchargement vers un rapport structuré au format Word (le « Rapport »), généré par intelligence artificielle.

1.3. Le Service a pour seul livrable le Rapport. L'Utilisateur s'engage à n'utiliser chaque Rapport que dans le strict cadre de la mission au titre de laquelle il a été établi (en ce compris sa communication aux parties, juridictions et autorités concernées), y compris après la fin de son utilisation du Service ; toute autre utilisation est soumise à l'accord préalable écrit de la Société. La conservation des données par la Société est strictement régie par l'Article 11.

1.4. L'ensemble des données transmises par l'Utilisateur via le Service (notamment les enregistrements audio, les photographies et les exemples de rapport) est désigné ci-après le « Contenu Utilisateur ».

1.5. Le Service est fourni au titre d'une obligation de moyens. La Société ne garantit ni la disponibilité permanente du Service, ni un résultat quant à la qualité, la complétude ou l'exactitude des Rapports générés. Les Rapports générés par intelligence artificielle peuvent comporter des inexactitudes, des omissions (y compris l'omission d'éléments présents dans l'enregistrement) ou des erreurs d'interprétation. Il appartient à l'Utilisateur de les vérifier, de les compléter et de les corriger avant tout usage professionnel. La Société ne saurait être tenue responsable des conséquences, de quelque nature qu'elles soient, d'inexactitudes ou d'omissions subsistant dans un Rapport après sa restitution, l'Utilisateur en demeurant seul responsable.

1.6. Les présentes CGU sont complétées par la Politique de Confidentialité (sapitor.fr/confidentialite) et les Mentions Légales (sapitor.fr/mentions-legales), qui en font partie intégrante. En cas de contradiction, les présentes CGU prévalent, sous réserve des dispositions impératives applicables en matière de protection des données personnelles.

1.7. L'Utilisateur reconnaît avoir reçu de la Société, notamment via l'Application et le site, l'ensemble des informations nécessaires à la compréhension des caractéristiques, des fonctionnalités et des limites du Service, notamment du recours à l'intelligence artificielle et des risques d'inexactitude ou d'omission qui en découlent.

Article 2 : Compte et accès

2.1. L'accès au Service suppose la création d'un compte personnel. Le compte est strictement nominatif et ne peut être utilisé que par une seule personne physique. Une même personne ne peut détenir ou utiliser plus d'un compte, à quelque titre que ce soit. Toute violation de la présente interdiction constitue un Manquement Grave au sens de l'article 8.2.

2.2. L'Utilisateur est responsable de la confidentialité de ses identifiants. Toute utilisation du Service réalisée au moyen de ses identifiants est réputée effectuée par lui. Le partage des identifiants, ou l'utilisation d'un compte par une personne autre que son titulaire, constitue un Manquement Grave au sens de l'article 8.2.

2.3. Le Service est réservé aux professionnels agissant pour les besoins de leur propre activité. L'Utilisateur garantit l'exactitude et le caractère complet des informations qu'il communique à la Société, tant avant la création du compte (notamment lors des échanges précontractuels, prises de contact et démonstrations) que lors de la création du compte et pendant toute la durée d'utilisation, notamment quant à son identité, à sa qualité professionnelle et à la structure au sein de laquelle il exerce, et s'engage à les tenir à jour. Il garantit en particulier n'avoir dissimulé ni omis aucune information déterminante pour le consentement de la Société à lui ouvrir ou maintenir l'accès au Service, les Parties convenant qu'est notamment déterminant, au sens du présent article et de l'article 1137 du Code civil, tout lien, direct ou indirect, avec un Concurrent, notamment toute situation visée à l'article 2.4. La Société peut solliciter à tout moment tout justificatif pertinent de la qualité professionnelle de l'Utilisateur ainsi que toute confirmation écrite relative à sa situation au regard de l'article 2.4, et suspendre l'accès au Service dans l'attente de leur réception ; elle se réserve en outre le droit de refuser toute création de compte, notamment en cas de doute sur l'éligibilité ou lorsqu'un précédent accès ou contrat a été résilié pour Manquement Grave. Toute fausse déclaration, dissimulation ou omission relative à ces éléments constitue un Manquement Grave au sens de l'article 8.2, sans préjudice de la réparation prévue à l'Article 13.

2.4. L'accès au Service et son utilisation, y compris au titre de la période d'essai, sont interdits à tout Concurrent ainsi qu'à toute personne liée à un Concurrent, sauf autorisation préalable écrite de la Société. Est un « Concurrent » toute personne qui conçoit, développe, édite, fournit ou commercialise, directement ou indirectement, un produit ou service remplissant des fonctions analogues ou substituables à celles du Service, ou toute autre solution logicielle ou numérique destinée aux professions du droit ou de l'immobilier (notamment commissaires de justice, avocats, experts de justice, notaires, administrateurs et mandataires judiciaires, agents immobiliers et syndics de copropriété) et intégrant, ou ayant vocation à intégrer, des fonctions de captation ou de transcription de constatations, de dictée, de rédaction assistée ou de génération de rapports, constats ou autres livrables professionnels. Est « liée à un Concurrent » toute personne dont l'action procure ou vise à procurer, directement ou indirectement, un bénéfice de quelque nature que ce soit (notamment financier, commercial, technique ou informationnel) à un Concurrent, même spontanément et sans y avoir été invitée, ainsi que toute personne qui agit pour son compte, sur son instruction ou à sa demande, ou qui est son préposé, mandataire, prestataire, associé ou apporteur d'affaires. Cette interdiction s'applique quelle que soit la finalité de l'utilisation, y compris pour les besoins de missions propres, compte tenu du conflit d'intérêts qui en résulterait. En créant un compte ou en utilisant le Service, l'Utilisateur déclare et garantit ne pas être un Concurrent ni une personne liée à un Concurrent, et s'engage, pendant toute la durée d'utilisation du Service, à informer la Société sans délai si tel devenait le cas, et à ne procurer à aucun Concurrent, directement ou indirectement, un bénéfice quelconque tiré du Service ou des éléments qui en sont issus, notamment en lui communiquant des informations non publiques relatives au Service (notamment fonctionnalités, performances, qualité des livrables, documentation, Rapports), un retour d'expérience, ou toute évaluation, comparaison ou essai du Service. Le présent engagement n'interdit pas à l'Utilisateur d'exprimer publiquement et de bonne foi une appréciation sur le Service, dès lors qu'elle ne comporte aucune information non publique, qu'elle n'est ni adressée ni spécialement destinée à un Concurrent et qu'elle respecte les présentes CGU (notamment l'article 1.3 et l'Article 10). Toute violation du présent article constitue un Manquement Grave au sens de l'article 8.2 ; par exception au délai de mise en demeure qui y est prévu, la Société peut alors suspendre l'accès au Service avec effet immédiat et résilier de plein droit, sans mise en demeure préalable, la résiliation résultant du seul fait de la violation conformément à l'article 1225 du Code civil, sans préjudice de la réparation prévue à l'Article 13.

Article 3 : Modèle de rapport

3.1. Le Service est fourni avec un modèle de rapport par défaut, identifiable par la mention « Modèle Sapitor ». La personnalisation d'un modèle propre à l'Utilisateur, ci-après le « Modèle Personnalisé » (comprenant un modèle Word, le « Template », et un profil de génération par intelligence artificielle), n'est pas incluse dans l'offre Gratuite ; elle peut être mise en place dans le cadre d'un accord distinct conclu avec la Société. La Société peut néanmoins, à sa seule discrétion et à titre purement gracieux, notamment pendant la période d'essai, procéder à la personnalisation d'un Modèle Personnalisé sans accord distinct, sans y être tenue ni s'engager sur aucun délai ; une telle personnalisation constitue une simple tolérance commerciale, dont l'Utilisateur ne saurait se prévaloir comme d'un droit acquis, et est soumise à l'article 3.2.

3.2. Le Modèle Personnalisé et, plus généralement, les travaux d'adaptation réalisés par la Société demeurent la propriété exclusive de cette dernière. L'exemple de rapport transmis par l'Utilisateur, ainsi que ses éléments propres (notamment logos, en-têtes et signes distinctifs) incorporés au Modèle Personnalisé, demeurent sa propriété. L'Utilisateur bénéficie, pour la durée de son utilisation du Service, d'un droit d'usage du Modèle Personnalisé au travers du Service, non exclusif et non cessible. Le Modèle Personnalisé est mis en œuvre exclusivement pour le compte de l'Utilisateur, n'est en aucun cas partagé avec des tiers et est traité comme une information confidentielle au sens de l'Article 10. L'usage des Rapports générés au moyen du Modèle Personnalisé demeure régi par l'article 1.3.

Article 4 : Période d'essai

4.1. Sous réserve de l'éligibilité prévue à l'article 4.3, l'Utilisateur bénéficie, lors de sa première utilisation, d'une période d'essai gratuite de quatorze (14) jours calendaires, dans la limite de cinquante (50) Heures facturables (telles que définies à l'article 6.3). Au-delà de cette limite, les soumissions ne donnent plus lieu à génération de Rapport jusqu'au terme de l'essai. Est décompté au titre de la période d'essai tout Enregistrement dont le Rapport est généré et mis à disposition pendant cette période, l'article 6.2 s'appliquant pour le surplus.

4.2. À l'issue de la période d'essai, à défaut de souscription d'une offre payante, l'Utilisateur bascule automatiquement sur l'offre Gratuite définie à l'Article 5.

4.3. La période d'essai ne peut être accordée qu'une seule fois à une même personne, qu'il s'agisse d'une personne physique ou morale. Une personne ayant déjà bénéficié de la période d'essai, à quelque titre que ce soit, ne peut en bénéficier de nouveau, notamment par l'intermédiaire d'une autre entité ou d'un autre compte. Tout contournement des présentes conditions constitue un Manquement Grave au sens de l'article 8.2.

4.4. Pendant la période d'essai, chacune des Parties peut résilier librement et sans frais, par notification adressée dans les conditions de l'Article 17.

Article 5 : Offre Gratuite et quota

Aux fins des présentes CGU : un « mois » s'entend de la période courant d'un jour donné jusqu'à la veille du même quantième du mois suivant (ainsi, un mois courant à compter du 17 mai s'achève le 16 juin) ; à défaut de quantième identique dans le mois suivant, le mois s'achève le dernier jour de ce mois ; la « Période mensuelle » désigne chaque période successive d'un (1) mois, appréciée par compte, la première courant à compter du lendemain du dernier jour de la période d'essai ou, à défaut de période d'essai, à compter de la création du compte, chacune des suivantes courant à compter du lendemain du dernier jour de la précédente ; un « jour ouvré » s'entend de tout jour du lundi au vendredi, à l'exception des jours fériés en France ; les « heures ouvrées » s'entendent des heures comprises entre 9 heures et 18 heures (heure de Paris) d'un jour ouvré.

À l'issue de la période d'essai ou, à défaut de période d'essai, dès la création du compte, l'Utilisateur bénéficie de l'offre Gratuite, à titre gratuit (0 € HT) et sans engagement de durée : il dispose d'un quota de deux (2) Heures facturables par mois et par compte (telles que définies à l'article 6.3), renouvelé à chaque Période mensuelle. L'offre Gratuite est consentie à titre gracieux et ne constitue pas un droit acquis ; elle peut être modifiée, limitée ou supprimée dans les conditions des Articles 8 et 9. Elle ne comporte aucune obligation de personnalisation du Modèle Personnalisé ni aucun engagement de niveau de service. Toute utilisation au-delà de ce quota suppose la mise en place de dispositions particulières : l'Utilisateur est invité à prendre contact avec la Société à support@sapitor.fr afin d'en convenir les modalités dans le cadre d'un accord distinct.

Article 6 : Consommation et quota

6.1. Chaque fichier audio soumis au traitement constitue un « Enregistrement ». La « Durée » d'un Enregistrement est celle de l'enregistrement audio telle qu'utilisée par l'algorithme de transcription.

6.2. Un Enregistrement est rattaché à la Période mensuelle au cours de laquelle le Rapport correspondant est généré et mis à la disposition de l'Utilisateur (notamment par l'envoi d'un lien de téléchargement par email), et est décompté au titre de cette Période mensuelle, indépendamment de la date de l'enregistrement sur l'appareil ou de sa date de mise en ligne sur les serveurs.

6.3. Une « Heure facturable » est définie comme la Durée de chaque Enregistrement arrondie à l'heure supérieure. Ainsi, un (1) Enregistrement de vingt-cinq (25) minutes compte pour une (1) Heure facturable, et deux (2) Enregistrements de vingt-cinq (25) minutes comptent pour deux (2) Heures facturables.

6.4. Les métriques affichées dans l'application ou communiquées par ailleurs, notamment la durée cumulée des Enregistrements, sont fournies à des fins d'information de l'Utilisateur, par exemple pour lui permettre d'estimer le temps consacré à ses constatations ; reposant sur une base de calcul différente de celle de l'Heure facturable, elles ne reflètent donc pas nécessairement la consommation décomptée et ne sauraient engager la Société. Seule la consommation établie par la Société en Heures facturables sur la base du présent article fait foi entre les Parties, sauf erreur manifeste démontrée par l'Utilisateur, et peut être communiquée à tout moment.

6.5. Le quota non consommé n'est pas reporté sur la Période mensuelle suivante.

6.6. Lorsque la Durée d'un Enregistrement ferait excéder le quota du compte, cette soumission n'est pas traitée et le quota est réputé épuisé. Une fois le quota épuisé, l'Utilisateur en est informé dans l'application et les soumissions d'Enregistrement ne sont pas traitées et ne donnent pas lieu à génération de Rapport. L'Utilisateur peut attendre la Période mensuelle suivante ou contacter la Société en vue de mettre en place les dispositions particulières prévues à l'Article 5. Ce mécanisme n'ouvre droit à aucune indemnité, l'Utilisateur demeurant seul responsable du suivi de sa consommation.

6.7. L'Utilisateur s'interdit toute manipulation des Enregistrements (notamment accélération, compression, altération, ou regroupement de plusieurs séances au sein d'un même Enregistrement) destinée à fausser le décompte de sa consommation. Toute manipulation en violation du présent article constitue un Manquement Grave au sens de l'article 8.2.

Article 7 : Conditions financières

L'offre Gratuite ne donne lieu à aucun paiement. Toute utilisation au-delà du quota mensuel suppose la souscription d'une offre payante, faisant l'objet d'un accord distinct dont les conditions financières sont convenues entre les Parties.

Article 8 : Durée, suspension et résiliation

8.1. Durée. L'offre Gratuite est conclue pour une durée indéterminée et sans engagement. L'Utilisateur peut cesser d'utiliser le Service et supprimer son compte à tout moment, depuis l'Application ou par email à support@sapitor.fr, sans frais ni préavis.

8.2. Manquements graves. Constitue un « Manquement Grave » tout manquement grave de l'Utilisateur à ses obligations, notamment : toute utilisation frauduleuse du Service ; toute fausse déclaration, dissimulation ou omission en violation de l'article 2.3 ; tout accès ou utilisation en violation de l'article 2.4 ; le partage d'identifiants, ou la détention ou l'utilisation de plusieurs comptes par une même personne, en violation de l'Article 2 ; le contournement des conditions d'essai en violation de l'article 4.3 ; la manipulation des Enregistrements en violation de l'article 6.7 ; l'utilisation du Service ou des éléments qui en sont issus en violation des articles 1.3, 3.2 ou 12.4 ; ou tout manquement à l'Article 10. En cas de Manquement Grave, la Société peut : (i) suspendre l'accès au Service, avec effet immédiat et sans mise en demeure préalable ; (ii) résilier l'accès au Service de plein droit, sans indemnité au profit de l'Utilisateur, après mise en demeure restée infructueuse pendant quinze (15) jours ou, en cas de violation de l'article 2.4, sans mise en demeure préalable dans les conditions prévues par cet article ; (iii) en cas de résiliation au titre du présent article, refuser l'ouverture ou le maintien de tout autre compte de l'Utilisateur. La suspension peut également intervenir, dans les mêmes conditions, en cas d'usage illicite, de menace pour la sécurité du Service ou de risque grave pour la réputation de la Société ; elle n'ouvre droit à aucune indemnité. Le tout sans préjudice de la réparation prévue à l'Article 13.

8.3. Résiliation par la Société. La Société peut résilier l'accès à l'offre Gratuite à tout moment, pour quelque motif que ce soit et sans avoir à le justifier, par notification adressée dans les conditions de l'Article 17. La cessation, l'évolution ou la limitation de l'offre Gratuite n'ouvre droit à aucune indemnité.

8.4. Suppression de compte. La suppression du compte emporte cessation de l'accès au Service ; les modalités de récupération et de suppression des données sont régies par l'Article 11 et la Politique de Confidentialité.

8.5. Non-renonciation. Le fait pour la Société de ne pas exercer l'une des facultés du présent article ne saurait valoir renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

Article 9 : Évolution du Service et des CGU

La Société peut faire évoluer le Service, l'offre Gratuite (y compris le quota), les présentes CGU, la Politique de Confidentialité et les Mentions Légales. Toute modification substantielle est notifiée à l'Utilisateur au moins un (1) mois avant son entrée en vigueur, par email. La poursuite de l'utilisation du Service après l'entrée en vigueur vaut acceptation des conditions modifiées ; à défaut d'acceptation, l'Utilisateur doit cesser d'utiliser le Service et peut supprimer son compte.

Constituent notamment une poursuite de l'utilisation valant acceptation, au sens du présent article, toute nouvelle connexion au compte, toute nouvelle soumission d'Enregistrement et tout téléchargement d'un Rapport postérieurs à l'entrée en vigueur des conditions modifiées, chaque email de mise à disposition d'un Rapport comportant en outre un lien vers les CGU et la Politique de Confidentialité en vigueur.

Article 10 : Confidentialité et propriété intellectuelle

10.1. Chaque Partie s'engage à préserver la stricte confidentialité de toute information non publique de l'autre Partie dont elle a connaissance à l'occasion de l'utilisation du Service, à ne pas la divulguer et à ne pas l'utiliser en dehors de la finalité pour laquelle elle a été communiquée. Sont notamment confidentiels, à titre non exhaustif, les informations techniques, commerciales, tarifaires, financières et stratégiques, les méthodes et le savoir-faire, les Modèles Personnalisés et le Contenu Utilisateur, ainsi que les termes de toute offre, proposition ou contrat communiqués par la Société. Sont exclues les informations devenues publiques sans faute de la Partie réceptrice, déjà légitimement connues d'elle, ou dont la divulgation est exigée par la loi ou une décision de justice. La communication d'informations confidentielles par une Partie à ses conseils habituels (notamment avocats, experts-comptables et assureurs), tenus au secret professionnel ou à une obligation de confidentialité au moins équivalente, ne constitue pas une divulgation interdite.

10.2. L'Application, l'infrastructure informatique serveur, le code source, les interfaces, les algorithmes, la documentation, le nom, les logos et l'ensemble des éléments graphiques et textuels du Service sont la propriété exclusive de la Société et sont protégés par le Code de la propriété intellectuelle. Il en va de même du Modèle Personnalisé, dont la propriété et le droit d'usage sont régis par l'article 3.2. Les éléments intermédiaires de traitement ayant donné lieu à la génération des Rapports demeurent internes au Service et ne font l'objet d'aucun droit d'accès, de communication ou d'utilisation au profit de l'Utilisateur. Les présentes CGU ne confèrent à l'Utilisateur aucun droit de propriété intellectuelle sur ces éléments, mais un simple droit d'usage personnel, non exclusif et non cessible, pour la durée d'utilisation du Service. Toute opération de rétro-ingénierie est interdite, sous réserve des exceptions légales impératives. Ces éléments constituent en outre des secrets d'affaires au sens des articles L. 151-1 et suivants du Code de commerce, le présent article participant des mesures de protection raisonnables au sens de ces dispositions.

10.3. La Société n'utilise les contenus générés par la plateforme qu'aux fins de la fourniture du Service et dans les conditions prévues à l'Article 11. L'usage des Rapports par l'Utilisateur est régi par l'article 1.3. Toute suggestion d'amélioration ou de développement du Service communiquée par l'Utilisateur pourra être librement exploitée par la Société, sans contrepartie ni restriction.

10.4. La Société garantit l'Utilisateur contre toute action de tiers fondée sur le motif que l'Application ou son infrastructure logicielle constituerait une contrefaçon de droits de propriété intellectuelle, à condition que l'Utilisateur l'en informe sans délai et lui laisse la conduite exclusive de la défense et de toute transaction. La Société pourra, à son choix et à ses frais, modifier l'élément litigieux, obtenir le droit d'en poursuivre l'utilisation, ou fournir une solution de remplacement. Cette garantie ne s'étend pas aux contenus générés à partir du Contenu Utilisateur, ni aux cas où la prétendue contrefaçon résulte du Contenu Utilisateur ou des données fournies par l'Utilisateur, ni en cas d'usage du Service non conforme aux présentes CGU. La responsabilité de la Société à ce titre est plafonnée conformément à l'Article 15.

10.5. Tout manquement au présent article engage la responsabilité de son auteur et ouvre à la Partie lésée le droit d'en obtenir la cessation, au besoin sous astreinte et en référé, ainsi que la réparation de l'intégralité de son préjudice. Pour l'Utilisateur, un tel manquement constitue en outre un Manquement Grave au sens de l'article 8.2. Les obligations de confidentialité du présent article survivent cinq (5) ans après la fin de l'utilisation du Service ; les stipulations relatives à la propriété de la Société et à l'interdiction de rétro-ingénierie (article 10.2) demeurent applicables sans limitation de durée.

Article 11 : Données personnelles, sécurité et intelligence artificielle

11.1. Sécurité. La Société met en œuvre les mesures de sécurité appropriées, conformément à l'état de l'art, visant à assurer la stricte confidentialité de l'ensemble des données confiées par l'Utilisateur, le cloisonnement strict des données de chaque Utilisateur, l'hébergement des données en France avec chiffrement en transit et au repos, ainsi que la limitation de l'accès aux données au personnel strictement habilité et soumis à une obligation de confidentialité.

11.2. Rôles au titre du RGPD. L'Utilisateur agit en qualité de responsable de traitement au sens du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD). La Société agit en qualité de sous-traitant au sens de l'article 28 dudit Règlement. Les obligations de la Société en cette qualité sont précisées dans l'Accord de traitement des données (DPA) figurant en Annexe A des présentes CGU, qui en fait partie intégrante.

11.3. Conservation et restitution. Le Service n'est ni un service d'archivage, ni un service de stockage en ligne, de sauvegarde ou d'informatique en nuage. Conformément au principe de minimisation du RGPD, la conservation du Contenu Utilisateur sur les serveurs de la Société n'est assurée que pour la durée nécessaire au traitement des Enregistrements et à la génération et la mise à disposition des Rapports ; dès que la finalité de génération du Rapport est atteinte, la Société peut procéder à la suppression du Contenu Utilisateur correspondant de ses serveurs. L'Utilisateur est seul responsable de la conservation de ses propres copies de son Contenu Utilisateur et des Rapports : il lui appartient d'enregistrer les Rapports qu'il reçoit et d'exporter ses enregistrements et photographies depuis l'Application, ce qu'elle lui permet de faire tant qu'il ne les a pas supprimés. Le lien de téléchargement par lequel un Rapport est mis à disposition n'est accessible que pendant un nombre limité de jours ; il appartient à l'Utilisateur de télécharger le Rapport au plus tôt, à défaut de quoi celui-ci n'est plus disponible. À titre exceptionnel et de simple tolérance gracieuse, l'Utilisateur qui souhaite obtenir une copie de ses enregistrements ou photographies, ou le rafraîchissement d'un lien de téléchargement, peut contacter la Société dans les meilleurs délais après l'achèvement de l'enregistrement ; si les données figurent encore sur les serveurs, la Société pourra, dans la mesure du possible, sous réserve de faisabilité et sans aucune obligation, lui en communiquer une copie par un lien de téléchargement. Cette tolérance ne saurait être interprétée comme une obligation d'archivage.

11.4. Suppression des données. La suppression définitive d'un enregistrement depuis la corbeille de l'Application, qu'elle résulte d'une action de l'Utilisateur ou d'une suppression automatique opérée selon les réglages qu'il a choisis dans l'Application, entraîne, lors du prochain cycle périodique de nettoyage réalisé automatiquement par la Société, sa suppression corrélative et irréversible des serveurs de cette dernière. En cas de suppression du compte, la Société restitue ou supprime les données personnelles à l'issue du délai de grâce prévu par la Politique de Confidentialité, sous réserve des durées de conservation légales.

11.5. Transparence sur l'intelligence artificielle. Conformément à l'article 50 du Règlement (UE) 2024/1689, l'Utilisateur est informé que le Service recourt à des systèmes d'intelligence artificielle pour la transcription vocale, la distinction des interlocuteurs et la génération de Rapports.

11.6. Traitement des données. La Société s'interdit d'entraîner ou d'affiner des modèles d'intelligence artificielle à partir du Contenu Utilisateur identifiable. L'Utilisateur autorise en revanche expressément la Société à procéder à l'anonymisation du Contenu Utilisateur ainsi qu'à l'établissement de données agrégées issues de l'usage du Service ; une fois les données anonymisées de manière à ne permettre aucune réidentification, elles ne constituent plus des données à caractère personnel et peuvent être conservées et exploitées librement et sans limitation de durée. L'Utilisateur fait son affaire, en sa qualité de responsable de traitement, de l'information des personnes concernées au titre de ses propres obligations de transparence.

11.7. Données de santé. L'Utilisateur s'interdit d'utiliser le Service aux fins de traiter des données concernant la santé ou toute autre donnée relevant des catégories particulières au sens de l'article 9 du RGPD. Il fait son affaire de toute donnée de cette nature qui serait captée de manière incidente dans son Contenu Utilisateur, dont il demeure seul responsable en sa qualité de responsable de traitement.

11.8. Obligations de l'Utilisateur relatives à la captation et à la conservation locale. La Société met à la disposition de l'Utilisateur, au sein de l'Application, des dispositifs lui permettant de s'assurer en temps réel du bon déroulement de la captation et de la conservation locale de ses données, notamment un indicateur visuel de niveau sonore, la sauvegarde locale périodique de l'audio sur le terminal, et une option d'enregistrement d'une copie de chaque photographie dans la galerie. L'Utilisateur s'engage à vérifier le bon fonctionnement de ces dispositifs avant et pendant chaque enregistrement. Il reconnaît qu'enregistrer sans avoir vérifié ces dispositifs, ou malgré une anomalie constatée, se fait à ses risques et sous sa seule responsabilité ; s'il constate une anomalie, il lui appartient de ne pas enregistrer ou de cesser l'enregistrement en cours et de contacter la Société, laquelle, lorsque l'anomalie lui est imputable, met en œuvre ses meilleurs efforts pour y remédier, toute anomalie relevant du terminal, de l'environnement technique ou d'un manquement de l'Utilisateur (notamment un espace de stockage insuffisant ou l'utilisation d'un périphérique audio externe visée ci-après) devant être corrigée par ce dernier. Il appartient en outre à l'Utilisateur de maintenir son terminal en bon état de fonctionnement, de disposer de ressources suffisantes (batterie, stockage) et de maintenir l'Application à jour ; d'accorder et de maintenir les autorisations d'accès au microphone et à l'appareil photo, ainsi que, selon les fonctionnalités souhaitées, à la localisation et à l'enregistrement dans la galerie ; d'autoriser l'exécution de l'Application en arrière-plan et de ne pas la fermer de force pendant un enregistrement ; et de ne pas modifier la configuration de son terminal d'une manière susceptible de perturber le Service, notamment par le recours à des optiques modifiées ou à toute opération de débridage (jailbreak) ou d'altération du système d'exploitation. Les périphériques audio externes (notamment les périphériques Bluetooth ou connectés via la prise auxiliaire) ne sont pas pris en charge par le Service ; leur utilisation se fait aux seuls risques de l'Utilisateur.

11.9. Perte de données. La Société ne saurait être tenue responsable de la perte, totale ou partielle, de données dont la cause se situe sur le terminal de l'Utilisateur ou dans son environnement technique, ou qui résulte d'un manquement de l'Utilisateur aux obligations de l'article 11.8. Pour le surplus, la responsabilité de la Société s'apprécie dans les conditions et limites de l'Article 15. En cas de perte constatée, la Société pourra mettre en œuvre ses meilleurs efforts pour assister l'Utilisateur dans la récupération des données disponibles, sans aucune obligation à ce titre.

Article 12 : Obligations et garanties de l'Utilisateur

12.1. L'Utilisateur reconnaît que le Service recourt à l'intelligence artificielle et constitue une aide à la rédaction et à la mise en page. L'appréciation, la méthodologie et les conclusions de l'Utilisateur relèvent de son seul jugement professionnel. La Société n'assume aucune responsabilité quant à la valeur, la recevabilité ou les effets des rapports et livrables de l'Utilisateur, ni quant à l'issue d'une mission ou d'une procédure.

12.2. L'Utilisateur garantit disposer de l'ensemble des droits, bases légales et autorisations nécessaires pour collecter et transmettre les enregistrements et photographies, y compris lorsqu'ils comportent des données relatives à des tiers, et respecter ses propres obligations, notamment au titre du secret professionnel et du RGPD en qualité de responsable de traitement.

12.3. L'Utilisateur s'interdit de transmettre, via le Service, tout contenu illicite, portant atteinte aux droits de tiers, ou contraire aux conditions d'utilisation des fournisseurs et sous-traitants techniques auxquels la Société recourt pour la fourniture du Service. Ces conditions d'utilisation sont communiquées à l'Utilisateur sur simple demande.

12.4. L'Utilisateur s'interdit de revendre, sous-licencier ou mettre le Service à disposition de tiers, d'en automatiser l'accès par tout robot ou interface non autorisée, et d'utiliser le Service ou les éléments qui en sont issus, ou de les communiquer à un tiers, pour toute finalité autre que l'établissement des Rapports et leur utilisation dans le strict cadre des missions au titre desquelles ils ont été respectivement établis, conformément à l'article 1.3 (ce qui exclut notamment toute finalité procurant ou visant à procurer, directement ou indirectement, un bénéfice à un Concurrent au sens de l'article 2.4).

12.5. L'Utilisateur est seul responsable du respect des dispositions légales applicables à l'enregistrement audio et à la captation d'images, notamment l'article 226-1 du Code pénal et le RGPD. Préalablement à tout enregistrement, il lui appartient d'informer les personnes présentes et de recueillir leur consentement, l'Application affichant à cet effet un rappel lors du premier enregistrement. La Société ne saurait être tenue responsable d'un enregistrement ou d'une captation effectués en violation de la législation applicable, dont l'Utilisateur fait son affaire personnelle.

12.6. L'Utilisateur déclare utiliser le Service dans le cadre de son activité professionnelle, au sens de l'article liminaire du Code de la consommation. En conséquence, les dispositions protectrices des consommateurs prévues par le Code de la consommation ne lui sont pas applicables.

12.7. L'Utilisateur reconnaît s'être assuré, sous sa seule responsabilité, de l'adéquation du Service à ses besoins et disposer de la compétence nécessaire à son utilisation.

Article 13 : Garantie et indemnisation

L'Utilisateur garantit la Société contre toute réclamation, action, sanction ou condamnation émanant d'un tiers, d'une partie à une procédure, d'une autorité ou d'un fournisseur de la Société, trouvant son origine dans l'utilisation du Service, dans les rapports ou actes professionnels de l'Utilisateur, dans le Contenu Utilisateur, ou dans un manquement de l'Utilisateur à ses obligations contractuelles, légales, réglementaires ou déontologiques. L'Utilisateur s'engage à relever et garantir la Société indemne de l'ensemble des conséquences en résultant, frais de défense inclus.

En cas de Manquement Grave au sens de l'article 8.2, les Parties reconnaissent que le préjudice de la Société comprend notamment le gain manqué, la valeur des travaux et du savoir-faire concernés, l'avantage ou l'économie indûment réalisés par l'Utilisateur ou par tout tiers, ainsi que les frais raisonnables de détection et de preuve du manquement. La Société peut en obtenir la cessation, au besoin sous astreinte et en référé.

Article 14 : Disponibilité, niveau de service et évolution

14.1. Le Service est fourni « en l'état » et « selon disponibilité ». La Société ne garantit aucun niveau de service ni aucun délai de traitement ou de restitution des Rapports ; les délais constatés sont purement indicatifs. La Société ne garantit ni l'absence d'erreurs ou d'interruptions, ni l'adéquation du Service à un besoin ou à une exigence particulière de l'Utilisateur.

14.2. Les systèmes d'intelligence artificielle présentent des limites techniques. Les capacités actuelles du Service sont dimensionnées pour couvrir l'essentiel des besoins des utilisateurs. Toutefois, dans le cas d'enregistrements particulièrement longs ou comportant un très grand nombre de photographies, le traitement peut, en dépit des meilleurs efforts de la Société, échouer, être dégradé ou ne pas aboutir. La Société peut, le cas échéant, refuser un tel Enregistrement ou le traiter selon des modalités particulières.

14.3. La Société n'est pas responsable des indisponibilités ou dégradations du Service imputables à ses fournisseurs d'hébergement, de connectivité ou d'intelligence artificielle, ou à tout événement échappant à son contrôle raisonnable, telle une cyberattaque survenue malgré la mise en œuvre de mesures de sécurité proportionnées et conformes à l'état de l'art.

14.4. La Société peut faire évoluer, modifier, suspendre pour maintenance ou retirer tout ou partie des fonctionnalités du Service, sans indemnité. Les fonctionnalités identifiées comme « bêta » sont fournies sans garantie et peuvent être retirées à tout moment. L'utilisation du Service n'est pas conditionnée par la fourniture de fonctionnalités, modules ou évolutions futurs, la Société ne souscrivant aucun engagement de développement à ce titre, sauf stipulation contraire expresse.

14.5. Le Service ne comporte pas d'engagement de niveau de service ni de support garanti. L'assistance et l'accompagnement dont l'Utilisateur peut bénéficier s'inscrivent dans la relation commerciale entre les Parties et sont fournis en fonction des disponibilités de la Société.

14.6. Le Service requiert un terminal mobile compatible et à jour, l'accès au microphone et à l'appareil photo, ainsi qu'une connexion Internet pour la synchronisation des données. La Société ne garantit pas le fonctionnement du Service sur un environnement technique inadapté, dont l'Utilisateur demeure responsable, et peut faire évoluer les configurations minimales requises.

14.7. La régénération d'un Rapport, la fusion de plusieurs Enregistrements ou Rapports, et plus généralement toute intervention particulière sur les livrables, ne sont pas incluses dans l'offre Gratuite. La Société peut, sans y être tenue, accepter d'y procéder, le cas échéant dans le cadre de dispositions particulières.

Article 15 : Responsabilité

15.1. La Société est soumise à une obligation de moyens. L'offre Gratuite étant fournie sans contrepartie financière, la responsabilité de la Société au titre du Service est limitée, dans toute la mesure permise par la loi, à la réparation des dommages directs et prévisibles résultant d'une faute prouvée de sa part. Elle est, en tout état de cause et toutes causes confondues, plafonnée au montant hors taxes effectivement versé par l'Utilisateur à la Société au titre du Service au cours des douze (12) mois précédant le fait générateur.

15.2. La Société ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects subis par l'Utilisateur, notamment la perte de données, la perte de chiffre d'affaires, la perte de clientèle ou l'atteinte à l'image professionnelle.

15.3. Les limitations de responsabilité du présent article ne s'appliquent pas en cas de dol ou de faute lourde de la Société.

Article 16 : Prescription

Toute action de l'Utilisateur à l'encontre de la Société au titre des présentes CGU doit être engagée dans les douze (12) mois suivant le fait générateur ; ce délai constitue une prescription conventionnellement réduite, au sens de l'article 2254 du Code civil, à l'expiration de laquelle l'action est éteinte.

Article 17 : Notifications

17.1. Les notifications de la Société à l'Utilisateur sont valablement adressées par email à l'adresse associée au compte. Il appartient à l'Utilisateur de maintenir cette adresse valide et régulièrement consultée.

17.2. Les notifications de l'Utilisateur à la Société sont adressées à support@sapitor.fr.

17.3. Toute notification adressée par email est réputée reçue le jour ouvré suivant son envoi.

Article 18 : Convention de preuve

Les Parties conviennent que les échanges par voie électronique, et notamment les emails et les enregistrements et journaux du Service, ont entre elles la même valeur probante qu'un écrit sur support papier au sens de l'article 1366 du Code civil. La documentation et les informations que la Société est, le cas échéant, amenée à fournir à l'Utilisateur le sont valablement au format numérique.

Article 19 : Force majeure

Aucune des Parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un événement de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Si l'événement se prolonge au-delà de quatre-vingt-dix (90) jours, chacune des Parties pourra mettre fin à la relation de plein droit et sans indemnité.

Article 20 : Dispositions générales

20.1. Intégralité. Les présentes CGU, la Politique de Confidentialité et les Mentions Légales constituent l'intégralité de l'accord entre les Parties relatif à l'utilisation du Service au titre de l'offre Gratuite. Aucune déclaration, présentation, démonstration ou communication antérieure ou extérieure aux présentes ne saurait engager la Société ni créer d'obligation à sa charge.

20.2. Divisibilité. Si l'une des clauses des présentes CGU est déclarée nulle ou inapplicable, les clauses restantes conservent leur plein effet.

20.3. Non-renonciation. Le fait pour l'une des Parties de ne pas se prévaloir d'une stipulation des présentes CGU ne saurait valoir renonciation à s'en prévaloir ultérieurement.

20.4. Survie. Les stipulations qui, par leur nature, ont vocation à survivre à la fin de la relation (notamment celles relatives à la confidentialité, aux données et à l'IA, à la propriété intellectuelle, aux garanties et à l'indemnisation, à la responsabilité, à la prescription et au règlement des litiges) conservent leur plein effet.

20.5. Imprévision. Chaque Partie renonce expressément à se prévaloir des dispositions de l'article 1195 du Code civil et accepte d'assumer le risque de tout changement de circonstances imprévisible lors de l'acceptation des présentes qui en rendrait l'exécution excessivement onéreuse.

20.6. Langue. Les présentes CGU sont rédigées en français. En cas de traduction, seule la version française fait foi.

20.7. Droit applicable et compétence. Les présentes CGU sont soumises au droit français. En cas de différend, les Parties s'engagent à rechercher une solution amiable dans un délai d'un (1) mois. À défaut, le litige sera porté devant les juridictions compétentes dans les conditions du droit commun.

20.8. Cession. La Société peut librement céder les présentes CGU et la relation qu'elles régissent à toute entité lui succédant, et recourir librement à tout sous-traitant ou fournisseur de son choix pour la fourniture du Service, sous réserve du respect de l'Article 11. L'Utilisateur ne peut céder ses droits au titre des présentes sans l'accord préalable écrit de la Société.

Annexe A : Accord de traitement des données (DPA)

Le présent Accord de traitement des données (l'« Accord » ou « DPA ») est conclu en application de l'article 28 du Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) entre la Société, en qualité de sous-traitant, et l'Utilisateur, en qualité de responsable de traitement. Il fait partie intégrante des présentes CGU et en précise les obligations en matière de protection des données personnelles. En cas de contradiction avec le corps des CGU sur une question de protection des données personnelles, le présent Accord prévaut, sous réserve des traitements et autorisations expressément consentis par l'Utilisateur dans les CGU, qui demeurent pleinement applicables.

A.1. Objet, durée, nature et finalité. La Société traite les données personnelles pour le seul compte de l'Utilisateur et aux seules fins de la fourniture du Service, ce traitement consistant en la transcription des enregistrements audio, la distinction des interlocuteurs, l'analyse et la génération de rapports et autres livrables au moyen de systèmes d'intelligence artificielle, ainsi que leur hébergement pour la durée nécessaire à cette fourniture. Le Service ne constitue pas un service d'archivage : la conservation des données est régie par l'article 11.3 des CGU et obéit au principe de minimisation. Le traitement a lieu pour la durée de la relation, sous réserve des durées légales de conservation.

A.2. Catégories de données et de personnes concernées. Les données traitées comprennent les enregistrements audio, les photographies, les transcriptions, les rapports et toute donnée personnelle qu'ils contiennent. Les personnes concernées sont les personnes enregistrées, photographiées ou mentionnées par l'Utilisateur dans le cadre de ses missions (notamment parties, témoins et sachants). Conformément à l'article 11.7 des CGU, l'Utilisateur s'interdit d'utiliser le Service aux fins de traiter des données concernant la santé ou toute autre donnée relevant des catégories particulières au sens de l'article 9 du RGPD, et fait son affaire de toute donnée de cette nature captée de manière incidente.

A.3. Instructions documentées. La Société ne traite les données que sur instruction documentée de l'Utilisateur, y compris en matière de transfert, l'utilisation du Service et les présentes CGU valant instructions initiales. Ces instructions documentées incluent les opérations et traitements prévus par les CGU. La Société informe l'Utilisateur si une instruction lui paraît constituer une violation du RGPD ou de toute autre disposition applicable en matière de protection des données. Cette information ne constitue ni une obligation générale de contrôle des instructions ou du Contenu Utilisateur, ni un conseil juridique ; l'Utilisateur demeure seul responsable de la licéité de ses instructions et de ses traitements.

A.4. Confidentialité. La Société veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données s'engagent à en respecter la confidentialité ou soient soumises à une obligation légale appropriée de confidentialité.

A.5. Sécurité (article 32). La Société met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment l'hébergement des données en France, leur chiffrement en transit et au repos, le cloisonnement strict des données de chaque Utilisateur, la limitation et la journalisation des accès, et l'habilitation restreinte du personnel.

A.6. Sous-traitance ultérieure. L'Utilisateur autorise la Société à recourir aux sous-traitants ultérieurs nécessaires à la fourniture du Service, notamment pour l'hébergement en France et le traitement par intelligence artificielle. La Société impose à ses sous-traitants ultérieurs, par contrat, des obligations de protection équivalentes à celles du présent Accord et demeure responsable de leur exécution. Elle informe l'Utilisateur de tout changement projeté de sous-traitant ultérieur participant au traitement des données personnelles pour le compte de l'Utilisateur, l'Utilisateur pouvant s'y opposer pour un motif légitime tenant à la protection des données. Si l'Utilisateur s'oppose pour un tel motif et que la Société ne peut raisonnablement proposer d'alternative, la Société peut résilier l'accès dans les conditions de l'article 8.3.

A.7. Localisation. La Société garantit que les données sont hébergées en France. En fonction des contraintes et des besoins de l'Utilisateur, certains prestataires techniques (notamment pour le traitement, ou encore le paiement) peuvent être amenés à traiter ou à stocker des données en dehors de l'Union européenne ; ces transferts sont encadrés par des garanties appropriées au sens du Chapitre V du RGPD, en particulier les clauses contractuelles types adoptées par la Commission européenne.

A.8. Assistance au titre des droits des personnes concernées. La Société assiste l'Utilisateur, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées et dans la mesure du possible, pour répondre aux demandes d'exercice des droits des personnes concernées (accès, rectification, effacement, limitation, portabilité, opposition). Elle transmet sans délai à l'Utilisateur toute demande qu'elle recevrait directement d'une personne concernée.

A.9. Assistance au titre des violations, analyses d'impact et consultation. La Société notifie à l'Utilisateur toute violation de données personnelles affectant le Contenu Utilisateur identifiable dans les meilleurs délais après en avoir pris connaissance, et l'assiste dans le respect de ses obligations au titre des articles 32 à 36 du RGPD (sécurité, notification des violations, analyse d'impact relative à la protection des données et consultation préalable).

A.10. Sort des données en fin de relation. Au choix de l'Utilisateur, la Société restitue ou supprime les données personnelles au terme de la relation ou à la suppression du compte, dans les conditions des articles 11.3 et 11.4 des CGU, sous réserve des obligations légales de conservation.

A.11. Information et audit. La Société met à la disposition de l'Utilisateur toutes les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations prévues au présent Accord. À ce titre, l'Utilisateur peut adresser à la Société, au plus une (1) fois par période de douze (12) mois, un questionnaire écrit raisonnable, auquel la Société répond dans un délai d'un (1) mois ; la Société peut satisfaire à cette obligation par la communication de certifications, attestations ou rapports d'audit établis par un tiers indépendant. Lorsque ces éléments ne suffisent pas à démontrer le respect du présent Accord, l'Utilisateur peut faire réaliser, au plus une (1) fois par période de douze (12) mois, un audit sur pièces ou sur site, moyennant un préavis écrit d'un (1) mois, pendant les jours et heures ouvrés, par lui-même ou par un auditeur indépendant non concurrent de la Société et soumis à un engagement de confidentialité strict. L'audit est mené de manière à ne pas perturber l'exploitation du Service ; il ne peut donner accès ni aux données d'autres clients de la Société, ni à ses secrets d'affaires, ni à son code source. Les frais de l'audit sont intégralement à la charge de l'Utilisateur, ainsi que, au tarif journalier de la Société, communiqué sur demande, le temps consacré par celle-ci à l'audit au-delà d'une (1) journée.